Excel ile öğrenci takibi mi, CRM mi?

Excel ne zaman yeterlidir?

Excel, aşağıdaki üç koşul birlikte sağlanıyorsa yeterlidir ve para harcamaya gerek yoktur:

• Aday takibini tek kişi yapıyor.
• Aylık aday sayısı 50'nin altında.
• Ödemeler peşin alınıyor, taksit takibi yok.

Bu tabloda bir kurum Excel'i bırakmak için acele etmemelidir. Yazılım, çözdüğü sorundan pahalıysa yanlış karardır.

Excel ne zaman yetmez?

Excel'in yetmediği an, işin karmaşıklaştığı an değil, ekibin büyüdüğü andır. Üç somut kırılma noktası vardır.

1. Danışman ayrıldığında kurumun hafızası da gider

Excel dosyası kişiseldir. Danışman ayrıldığında görüşme notları, kimin ne konuştuğu, hangi adayın hangi aşamada olduğu onunla birlikte gider. Yeni gelen danışman sıfırdan başlar. CRM'de görüşme geçmişi kuruma aittir; danışman değişse de kayıt yerinde durur.

2. Kaçan aday görünmez

Excel size aramadığınız adayı söylemez. "Bu çocuğu kim aradı?" sorusunun cevabı yoktur. Bir CRM, 7 gündür dokunulmamış adayı sabah listesine düşürür. Fark, hatırlatmadır.

3. Taksit ay sonunda fark edilir

Excel'de vade tarihi bir hücredir; kimse o hücreye bakmaz. Gecikmiş taksit, ay sonu kasa sayımında ortaya çıkar. Bir CRM, vadesi geçen taksiti geçtiği gün sorumlu danışmanın önüne koyar.

Excel'in gerçek maliyeti nedir?

Excel bedava değildir; maliyeti kaçan kayıtla ödenir.

Yurtdışı eğitim danışmanlığında tek bir kaydın kurum için değeri çoğunlukla 30.000 TL'nin üzerindedir. Dil kursunda bir kur kaydı 8.000–15.000 TL bandındadır. Ayda tek bir adayın unutulması, yıllık yazılım maliyetinin tamamını aşabilir.

Hesap basittir: CRM Kokpit Profesyonel paketi yılda 36.000 TL'dir (KDV hariç). Ortalama bir yurtdışı kaydı bu tutarın yakınında ya da üzerindedir. Sistem kendini bir kaçan adayı kurtararak öder.

Karşılaştırma tablosu